In de 'functiebeschrijving' wordt uitgelegd wat er van een werknemer wordt verwacht in welke functie op welk moment. In termen van welzijn op het werk maakt het het mogelijk om overbelasting (of onderbelasting), rol- of verantwoordelijkheidsconflicten te voorkomen (of te objectiveren).Pdf-versie Blad 6.1.5
[*Wat stelt de functieomschrijving voor?*] In de “functiebeschrijving” wordt uitgelegd wat er op welk moment van een werknemer in welke functie wordt verwacht. In termen van welzijn op het werk maakt het het mogelijk om conflicten van rollen of verantwoordelijkheden, overbelasting (of onderbelasting) van werk te voorkomen (of te objectiveren). De functiebeschrijving is een referentiedocument dat nog lang niet veralgemeend is in organisaties in de non-profitsector. Om gemakkelijk bruikbaar te zijn, moet het twee kwaliteiten hebben: beknoptheid en precisie. Bij het opstellen van dit document moeten twee valkuilen worden vermeden:
een elementaire en te algemene beschrijving, zonder rekening te houden met de realiteit van de positie van de persoon op dat moment;
lijsten die te lang of te ingewikkeld zijn, onbruikbaar om bijvoorbeeld functioneringsgesprekken te voeren. Ook in de non-profitsector, en meer nog in middelgrote of kleine organisaties, moeten twee valkuilen worden vermeden: enerzijds functie en kwalificatie niet door elkaar halen; en aan de andere kant vereist teamwerk dat gemeenschappelijke taken worden gedeeld tussen verschillende functies. Het is belangrijk dat de functiebeschrijving (DF) de taken vermeldt die iedereen, ook af en toe, moet uitvoeren. Voorbeelden:
de rol van gids, integratiebemiddelaar of bemiddelaar kan worden vervuld door werknemers met verschillende kwalificaties;
Om een groep jonggehandicapten naar buiten te begeleiden, kan de hulp nodig zijn van een maatschappelijk werker, een psycholoog, enz.
Een functiebeschrijving moet daarom uit twee delen bestaan:
een basis die de core business en haar verantwoordelijkheden beschrijft (relatief immateriële elementen);
een deel dat de positie van de persoon beschrijft: zijn concrete taken, hun verdeling in de tijd, occasionele samenwerkingen (element gemakkelijker te wijzigen in de tijd, en variabel volgens de persoon).
Minimale inhoud van een functiebeschrijving
De beschrijving geeft de belangrijkste activiteiten met betrekking tot deze functie aan, en verklaart zo de betekenis, reikwijdte en belang ervan. Het doel is niet om de activiteiten tot in het kleinste detail te beschrijven, maar om de belangrijkste kenmerken en essentiële elementen aan te geven die de functie bepalen: het algemene doel van de laatste, de belangrijkste verantwoordelijkheid ervan; zijn plaats binnen de organisatie; haar hoofdtaken (inclusief de eerste verantwoordelijkheden en bevoegdheden).
Voorbeeld van een sjabloon voor een functiebeschrijving:
[*Waarom functiebeschrijvingen maken?*] Een organisatie heeft een gezonde en efficiënte structuur nodig; dit hangt af van de verschillende functies waaruit het bestaat en hun relaties. Het hebben van functiebeschrijvingen die overeenkomen met de realiteit van de organisatie zal nuttig zijn voor het personeelsbeheer, in al zijn aspecten: werving en selectie, opleiding en ontwikkeling van vaardigheden, loopbaanondersteuning, evaluatie, enz.
Voor degenen die een team moeten leiden, vormen functiebeschrijvingen de basis voor het organiseren van werk, het ondersteunen en evalueren van hun werknemers.
Voor werknemers betekent de functiebeschrijving zekerheid, omdat ze precies weten wat er van hen wordt verwacht.
Voordelen en beperkingen van de functiebeschrijving
[*HOE EEN FUNCTIEOMSCHRIJVING INSTELLEN?*]
[*Enkele voorwaarden*]
Bouw voort op bestaande middelen
De paritaire comités [[Overgenomen op de site van de FOD Werkgelegenheid: http://www.emploi.belgique.be (sociaal overleg/CCT).]] sluiten collectieve arbeidsovereenkomsten af voor functieclassificatie [[“Functieclassificatie is een middeleninstrument waarmee functies op een systematische en objectieve manier kunnen worden "geordend", en dat vooral dient als basis voor beloningssystemen die salarisverschillen willen rechtvaardigen". De weging van functies en de indeling van functies – CGSLB, 2011.]] en beloningsvoorwaarden, soms aangevuld met een beschrijving van de functies. Evenzo kunnen de toezichthoudende autoriteiten beslissen over de functies van een bepaalde functie (COCOF, AWIPH, enz.). Deze vrij algemene omschrijvingen vormen een rechtsgrondslag voor de betrokken sectoren. Er zijn ook andere bronnen [[IFIC (Instituut voor functieclassificatie): meer dan 100 functiebeschrijvingen: www.if-ic.org. De onderwijsadministratie biedt verschillende beroepsprofielen en kwalificaties aan (thuishulp, opvoeder, animator, kinderverzorgster, enz.): http://www.enseignement.be]].Een goede en correcte functiebeschrijving moet echter specifiek zijn voor elke organisatie. Tussen de functie die in het algemeen wordt beschreven en de functie die op een dergelijke plaats in werkelijkheid wordt uitgeoefend, zijn er aanpassingen, lokale bijzonderheden, evoluties die het verdienen om te worden beschreven en gedateerd.
Vertrek vanuit het organigram en de lijst met functies
Het organigram is een schematische weergave van de functionele, organisatorische en hiërarchische schakels van een organisatie. Het geeft een duidelijk overzicht van de bestaande organisatiestructuur en de daarin geïntegreerde functies. Dit is een essentieel diagram om verder te gaan naar de functiebeschrijvingsfase. Het opstellen van de functie-inventarisatie zal betrekking hebben op alle functies die binnen een organisatie worden uitgeoefend, zonder de technische functies (onderhoud, onderhoud, enz.) en tijdelijke (vb.: jobist, vakantieleider) en die van de vrijwilligers te vergeten!
Informeren en overleggen met medewerkers
Het is zeer belangrijk om de werknemers informatie te verstrekken over de doelstellingen en de voorziene procedure, wil men op hun medewerking kunnen rekenen en hun instemming met de inhoud van de taken verkrijgen. Indien een overlegorgaan [[Uniedelegatie (DS); indien van toepassing, DS Intercentra (DSI) of Comité voor preventie en bescherming op het werk (CPPT), of ondernemingsraad (CE).]] aanwezig is in de organisatie, is het belangrijk om dit te associëren met aanpak en hun mening te vragen bij sleutelmomenten in het functiebeschrijvingsproces. [*Functiebeschrijving stappen*]
Zet een projectondersteuningsgroep op
Een kleine steungroep is nuttig voor een goede opvolging van het project (effectiviteit, relevantie, eerlijkheid en legitimiteit). Afhankelijk van de grootte van de vereniging zal deze samengesteld zijn uit vertegenwoordigers van de directie en van de verschillende afdelingen of functies en, indien vertegenwoordigd, van de vakbonden. Een externe consultant [[Bepaalde gezamenlijke fondsen van APEF en FEBI verlenen financiële steun voor ondersteuning bij het opstellen van een functiebeschrijving.]] kan worden ingeschakeld om specifieke expertise te bieden. Hij kan ook zorgen voor de vorming van de leden van de groep om zich te kunnen baseren op een gemeenschappelijke methode en taal. De belangrijkste taken van de steungroep zijn:
het opstellen van de functie-inventarisatie en het aanwijzen van de woordvoerders van de functies;
functiebeschrijvingenquêtes organiseren (op basis van een vooraf vastgesteld kader);
de juistheid en betrouwbaarheid van de functiebeschrijving beoordelen;
de communicatie van functiebeschrijvingen naar alle medewerkers organiseren;
het actualiseren van functiebeschrijvingen organiseren.
Keuze van methoden om functies te beschrijven
Functies Vragenlijst;
Sollicitatiegesprekken;
bezoek aan de werkplaats. Een bezoek en een gesprek op de werkvloer leveren veel informatie op. Een nauwkeurige voorbereidende vragenlijst zal van dien aard zijn dat objectieve informatie wordt verstrekt. Het gesprek kan plaatsvinden in aanwezigheid van de lijnmanager en/of een vakbondsafgevaardigde.
Aanstelling van woordvoerders voor de verschillende functies
De houders van de functies (degene die de functie uitoefenen) worden aangewezen om gegevens te verstrekken die betrekking hebben op de inhoud van de functie. Zij treden op als woordvoerders van hun kantoor. Ook het inwinnen van informatie bij de direct leidinggevende is belangrijk. Dit kan nog aanvullende relevante gegevens opleveren voor de functiebeschrijving. Eventuele meningsverschillen tussen de werknemer en zijn leidinggevende moeten worden opgehelderd, om tot overeenstemming te komen over de inhoud van de functie en de verwachtingen die deze met zich meebrengt.
Vraag om te stellenHebben we voldoende woordvoerders geselecteerd om de juiste inhoud van de functie te kunnen geven?Goedkeuring van de functiebeschrijving door de functiehouder en door de leidinggevende
Zodra de functiebeschrijving is voltooid, wordt deze ter goedkeuring voorgelegd aan de functiehouder. Ook de lijnmanager en het management moeten het eens zijn met deze omschrijving: tot slot is het aan het management om de inhoud van een functie te definiëren of een takenpakket samen te stellen.
Vragen om te stellen-* Zijn functiebeschrijvingen goedgekeurd door de functiehouder en de leidinggevende(n)?-* Zijn er voldoende mogelijkheden voorzien om eventueel aanvullingen of correcties aan te brengen?Controleren van de kwaliteit van de functieomschrijving
De omschrijving moet aan een aantal minimale voorwaarden voldoen:
wees duidelijk, coherent en volledig: eenvoudige taal (zonder vak- of organisatiespecifiek jargon), duidelijke informatie die zich, voor zover mogelijk, slechts voor één interpretatie leent;
herkenbaar zijn: de functiebeschrijving moet de realiteit weerspiegelen, de incumbent moet zich identificeren met de functiebeschrijving;
op een genderneutrale manier worden gedefinieerd;
afgezien van de definitie van de functie, moet het de reden ervoor uitleggen;
een idee geven van wat je doet en niet hoe je het doet (het gaat dus niet om het functioneren van de persoon in kwestie).
Vragen om te stellen-* Bevat de functiebeschrijving alle informatie die nodig is om deze te verbeteren?-* Zijn de functiebeschrijvingen volgens hetzelfde kader, hetzelfde model opgesteld?-* Zijn functiebeschrijvingen vrij van discriminatie op grond van bijvoorbeeld geslacht?Bijgewerkte taakomschrijving
Wanneer de functiebeschrijving is voltooid, moet deze regelmatig worden bijgewerkt, met name in het geval van:
veranderingen in functie;
nieuwe functies;
Operation & Maintenance.
Vraag om te stellen-* Zorgt de actualiseringsprocedure er voldoende voor dat alle werknemers de mogelijkheid hebben om hun functiebeschrijving te laten actualiseren in geval van fundamentele wijzigingen in de inhoud ervan?
[*Bronnen*]
www.if-ic.org/methodology/?lang=en
Functieweging en functieclassificatie – CGSLB: www.cgslb.be
Gids voor de gelijkheid van vrouwen en mannen bij de waardering van functies – Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen: http://igvm-iefh.belgium.be/fr/domaines_action/emploi/
Federale administratie. De 12 onderdelen van een functiebeschrijving: www.fedweb.belgium.be/fr/publications /broch_po_description_fonction_douze_rubriques.jsp?referer=tcm:119-106953-64#.VEFEYRbJZKQ
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken we technologieën zoals cookies om apparaatinformatie op te slaan en/of te openen. Door toestemming te geven voor deze technologieën kunnen we gegevens zoals surfgedrag of unieke ID's op deze site verwerken. Als u geen toestemming geeft of uw toestemming intrekt, kan dit een negatieve invloed hebben op bepaalde kenmerken en functies.
Functioneel
Altijd actief
Opslag of technische toegang is strikt noodzakelijk met het oog op het legitieme belang om het gebruik van een specifieke dienst mogelijk te maken die uitdrukkelijk is aangevraagd door de abonnee of internetgebruiker, of met als enig doel de overdracht van communicatie via een elektronisch-communicatienetwerk uit te voeren.
Voorkeuren
Technische toegang of opslag is noodzakelijk voor het legitieme belang van het opslaan van voorkeuren die niet door de abonnee of internetgebruiker worden aangevraagd.
Statistieken
Technische opslag of toegang die uitsluitend voor statistische doeleinden wordt gebruikt.Technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Bij gebrek aan een dagvaarding, vrijwillige naleving door uw internetprovider of aanvullende gegevens van een derde partij, kan informatie die voor dit enige doel is opgeslagen of opgehaald, doorgaans niet worden gebruikt om u te identificeren.
Marketing
Opslag of technische toegang is nodig om internetgebruikersprofielen aan te maken om advertenties te verzenden, of om de internetgebruiker over een website of over meerdere websites met vergelijkbare marketingdoeleinden te volgen.
Minimale inhoud van een functiebeschrijving
De beschrijving geeft de belangrijkste activiteiten met betrekking tot deze functie aan, en verklaart zo de betekenis, reikwijdte en belang ervan. Het doel is niet om de activiteiten tot in het kleinste detail te beschrijven, maar om de belangrijkste kenmerken en essentiële elementen aan te geven die de functie bepalen: het algemene doel van de laatste, de belangrijkste verantwoordelijkheid ervan; zijn plaats binnen de organisatie; haar hoofdtaken (inclusief de eerste verantwoordelijkheden en bevoegdheden).
Voorbeeld van een sjabloon voor een functiebeschrijving:
[*Waarom functiebeschrijvingen maken?*] Een organisatie heeft een gezonde en efficiënte structuur nodig; dit hangt af van de verschillende functies waaruit het bestaat en hun relaties. Het hebben van functiebeschrijvingen die overeenkomen met de realiteit van de organisatie zal nuttig zijn voor het personeelsbeheer, in al zijn aspecten: werving en selectie, opleiding en ontwikkeling van vaardigheden, loopbaanondersteuning, evaluatie, enz.
[*HOE EEN FUNCTIEOMSCHRIJVING INSTELLEN?*]
[*Enkele voorwaarden*]
Bouw voort op bestaande middelen
De paritaire comités [[Overgenomen op de site van de FOD Werkgelegenheid: http://www.emploi.belgique.be (sociaal overleg/CCT).]] sluiten collectieve arbeidsovereenkomsten af voor functieclassificatie [[“Functieclassificatie is een middeleninstrument waarmee functies op een systematische en objectieve manier kunnen worden "geordend", en dat vooral dient als basis voor beloningssystemen die salarisverschillen willen rechtvaardigen". De weging van functies en de indeling van functies – CGSLB, 2011.]] en beloningsvoorwaarden, soms aangevuld met een beschrijving van de functies. Evenzo kunnen de toezichthoudende autoriteiten beslissen over de functies van een bepaalde functie (COCOF, AWIPH, enz.). Deze vrij algemene omschrijvingen vormen een rechtsgrondslag voor de betrokken sectoren. Er zijn ook andere bronnen [[IFIC (Instituut voor functieclassificatie): meer dan 100 functiebeschrijvingen: www.if-ic.org. De onderwijsadministratie biedt verschillende beroepsprofielen en kwalificaties aan (thuishulp, opvoeder, animator, kinderverzorgster, enz.): http://www.enseignement.be]].Een goede en correcte functiebeschrijving moet echter specifiek zijn voor elke organisatie. Tussen de functie die in het algemeen wordt beschreven en de functie die op een dergelijke plaats in werkelijkheid wordt uitgeoefend, zijn er aanpassingen, lokale bijzonderheden, evoluties die het verdienen om te worden beschreven en gedateerd.
Vertrek vanuit het organigram en de lijst met functies
Het organigram is een schematische weergave van de functionele, organisatorische en hiërarchische schakels van een organisatie. Het geeft een duidelijk overzicht van de bestaande organisatiestructuur en de daarin geïntegreerde functies. Dit is een essentieel diagram om verder te gaan naar de functiebeschrijvingsfase. Het opstellen van de functie-inventarisatie zal betrekking hebben op alle functies die binnen een organisatie worden uitgeoefend, zonder de technische functies (onderhoud, onderhoud, enz.) en tijdelijke (vb.: jobist, vakantieleider) en die van de vrijwilligers te vergeten!
Informeren en overleggen met medewerkers
Het is zeer belangrijk om de werknemers informatie te verstrekken over de doelstellingen en de voorziene procedure, wil men op hun medewerking kunnen rekenen en hun instemming met de inhoud van de taken verkrijgen. Indien een overlegorgaan [[Uniedelegatie (DS); indien van toepassing, DS Intercentra (DSI) of Comité voor preventie en bescherming op het werk (CPPT), of ondernemingsraad (CE).]] aanwezig is in de organisatie, is het belangrijk om dit te associëren met aanpak en hun mening te vragen bij sleutelmomenten in het functiebeschrijvingsproces. [*Functiebeschrijving stappen*]
Zet een projectondersteuningsgroep op
Een kleine steungroep is nuttig voor een goede opvolging van het project (effectiviteit, relevantie, eerlijkheid en legitimiteit). Afhankelijk van de grootte van de vereniging zal deze samengesteld zijn uit vertegenwoordigers van de directie en van de verschillende afdelingen of functies en, indien vertegenwoordigd, van de vakbonden. Een externe consultant [[Bepaalde gezamenlijke fondsen van APEF en FEBI verlenen financiële steun voor ondersteuning bij het opstellen van een functiebeschrijving.]] kan worden ingeschakeld om specifieke expertise te bieden. Hij kan ook zorgen voor de vorming van de leden van de groep om zich te kunnen baseren op een gemeenschappelijke methode en taal. De belangrijkste taken van de steungroep zijn:
French 
Dutch